Por donde quiera que voy o con quien sea que trate, es normal escuchar una queja o un suspiro acompañado de frases como: “el tiempo se pasa volando”, “no tengo tiempo para nada”, “Esque paso a full”, “el día no me alcanza”...
¿Te ha pasado? ¿Es algo que escuchas siempre o que repites a diario?
Hoy quiero dejarte algunas claves y herramientas que te ayudarán a aprovechar tu día al máximo. Pero antes de continuar, tómate un minuto para cuestionarte ¿con qué frecuencia sientes que el tiempo no te alcanza?
Las respuestas más comunes a esta interrogante son varias pero, evidencian que estamos conscientes de las cosas que nos impiden aprovechar nuestro tiempo:
Entonces ¿Qué hacer para que aprovechar cada hora de nuestro día?
Tu hora más productiva
Define aquellos momentos en los que sientes que eres más productivo. Algunas personas se concentran de manera más fácil por las mañanas, otras por las tardes e incluso me puedes decir que tu mejor momento para trabajar es en la madrugada.
Y puedes ir más allá, llega a determinar la hora en la que eres más productivo: de que hora a qué hora tu cuerpo y mente se sienten más cómodos trabajando. Es ese espacio, en el que debes fijar, las tareas más importantes y complicadas de tu día.
Aprende a decir que NO
¿Sabes cuándo decir que NO?
Toma en cuenta las veces que aceptando todo lo que te piden acumulas un sin número de tareas y dejas las cosas realmente importantes para después (un después que nunca se da)
Saber cuando decir que no, incluso a tu jefe, es indispensable para que empieces a respetar tu tiempo y no dejar pendientes.
Aprende a decir que no.
Todo demanda tiempo
¿Estás consciente que cada detalle de tus actividades demanda tiempo?
La movilización, la preparación, la búsqueda de materiales, una llamada telefónica, TODO demanda tiempo; y la acumulación de esos detalles pueden hacer que te equivoques en el cálculo del tiempo que necesitas para cumplir con una actividad.
Para prevenir que le dediques más tiempo del necesario a tus actividades te recomiendo que antes de empezar una tarea, prepares todo lo que vas a requerir y enfócate 100% en terminarla.
Cambiar de una tarea a la otra, puede demandar más tiempo que la misma acción, el cerebro no se desconecta ni se conecta inmediatamente por lo que puedes perder tiempo valioso por no enfocarte en una sola cosa.
Intenta darle un tiempo específico a cada actividad que tienes pendiente y verás como terminas todo, más rápido y de una manera más eficaz.
Identifica los tiempos muertos
¿Sabes que momentos de tu día son improductivos?
Los espacios muertos son los rangos de tiempo en los que por lo general no haces nada: mientras te trasladas en autobús, tu vehículo, cuando esperas una cita médica o mientras esperas un avión.
Identificados estos rangos, puedes buscar la manera de aprovecharlos, por ejemplo escuchar un audiolibro mientras conduces, hacer llamadas telefónicas mientras esperas al dentista o en enviar correos electrónicos en el transporte público.
Acepta que el tiempo pasa
El tiempo nunca se va a detener y debes aceptarlo.
Aceptar que, si no te pones en acción simplemente perderás esos minutos u horas, te ayudará a definir el espacio en el que vas a trabajar y no desperdiciarlo.
Acepta también la carga de trabajo que tienes para poder decir que no, para priorizar y para sentir más tranquilidad en el proceso.
Diseña tu vida
Cuando conoces los objetivos que tienes, en todos los ámbitos de tu vida, podrás ir poniéndote metas anuales, mensuales y semanales, pero esas metas las debes convertir en acciones; y entonces, cumplir en tu día a día cada una de estas acciones.
Cuando sabes todo lo que tienes que hacer puedes enfocarte en tus objetivos, no te detendrás a pensar en lo que tienes pendiente, sino que vas a ejecutar y ver resultados mucho más rápido.
Crea listas
Escribe con tu puño y letra la lista de actividades diarias. De ese modo empiezas a conectar a tu mente y a enfocarte desde ese momento en lo que vas hacer.
Dedicaremos un artículo específico al tema de calendarios. Pero quiero adelantarte la importancia de los mismos en el cumplimiento de tus metas.
Durante mucho tiempo pensaba que detallar mis actividades en un calendario provocaría que lleve mi vida de una manera demasiado rígida y determinar horas específicas para las actividades sería causa de estrés. Pero sucedió todo lo contrario.
Tomar el hábito de poner cada una de mis actividades en un calendario, primero me ayuda a no pasar por alto aspectos importantes, segundo me ayuda a ser puntual en la entrega de trabajos; además, el calendario me permite evaluar en qué cosas calculé mal el tiempo destinado a una tarea y poder corregirlo.
De esta manera, las cosas fluyen mucho mejor y todo se realiza de una manera ordenada. Me dirás: “si miro todo lo que tengo que hacer me, voy a estresar”, pero en realidad, si tu calendario está lleno, sabrás por dónde empezar y el nivel de estrés se reduce; y una vez que tomes el hábito sucederá que, ver un calendario vacío causará estrés y las cosas se darán de una manera mucho más lenta.
Herramientas que te ayudarán a organizarte
El calendario es una de las herramientas más valiosas con las que puedes organizar tu tiempo, pero en línea puedes encontrar una gran cantidad de plataformas que pueden servirte como soporte. En esta ocasión te dejo dos que he probado y son muy buenas:
Toggl: es una plataforma que te permite ir anotando todo lo que estás haciendo. En cada tarea activas el cronómetro y lo paras cuando terminas. Lo maravilloso de esta herramienta es que al final de la semana o del mes, puedes determinar el tiempo que te toma hacer cada actividad, cuánto de tu tiempo le dedicaste y evaluar si vale la pena hacerla, si le estás dedicando el tiempo suficiente o quizá más del necesario.
Asana: la manejas totalmente en línea y es ideal para organizar proyectos, colocar tareas, compartirlas, asignar fechas, asignar responsables y así tener un control de todo lo que realizas en tu trabajo.
Antes de terminar quiero recordarte que: todos tenemos 24 horas al día y está en cada uno saber manejarlo de una manera adecuada. Cuestiónate qué estás haciendo con tu tiempo y que puedes hacer para aprovecharlo.